RFID ફાઇલ મેનેજમેન્ટ સોલ્યુશન: ફાઇલ શોધને "ઘાસની ગંજીમાંથી સોય શોધવી" થી "એક-ક્લિક સ્થાન" માં ફેરવવી

શું તમને આર્કાઇવ મેનેજમેન્ટમાં આ સમસ્યાઓનો સામનો કરવો પડ્યો છે?

● આર્કાઇવ સૂચિબદ્ધ કરવાની પ્રક્રિયા બોજારૂપ અને બિનકાર્યક્ષમ છે, અને તેને ગોઠવવામાં ઘણો સમય લાગે છે

● આર્કાઇવ્સનો સંપર્ક કરવામાં ઘણો સમય લાગે છે, અને પરામર્શની ચોકસાઈ જરૂરિયાતોને પૂર્ણ કરવી મુશ્કેલ છે.

● આર્કાઇવ સ્ટોરેજનો ક્રમ સરળતાથી વિક્ષેપિત થાય છે, અને એકવાર તે ખોવાઈ જાય, પછી તેને શોધવાનું મુશ્કેલ બને છે

● આર્કાઇવ્સની ઇન્વેન્ટરી કામગીરી અવૈજ્ઞાનિક છે

● જાહેર આર્કાઇવ્સનો ઉપયોગ દર ઊંચો નથી

● આર્કાઇવ ગુપ્તતાનું કાર્ય હજુ પણ મેન્યુઅલ મજૂરી પર આધાર રાખે છે, અને ગુપ્તતા નબળી છે અને જોખમ ઊંચું છે.

● આર્કાઇવ નુકસાન અટકાવવાનું કાર્ય પાછળ છે, અને ઘણા કિંમતી આર્કાઇવ્સ નુકસાન પામે છે અથવા ખોવાઈ જાય છે.

RFID આર્કાઇવ મેનેજમેન્ટ ટેકનોલોજી આ સમસ્યાઓને ઇતિહાસ બનાવે છે

01

RFID ફાઇલ મેનેજમેન્ટ શું છે?

સરળ શબ્દોમાં કહીએ તો, દરેક ફાઇલ સાથે "ઇલેક્ટ્રોનિક ID કાર્ડ" (RFID ટેગ) જોડવાનું છે, અને પછી તેને ઝડપથી ઓળખવા અને સંચાલિત કરવા માટે સ્માર્ટ ઉપકરણોનો ઉપયોગ કરવો છે. મુખ્ય ઘટકો:

※ ઇલેક્ટ્રોનિક ટેગ: ફાઇલ બેગ/ફાઇલ સાથે જોડાયેલ, અનન્ય નંબર

※ વાંચન અને લેખન સાધનો: હેન્ડહેલ્ડ ઉપકરણ, ચેનલ ડોર, સ્માર્ટ કેબિનેટ, વગેરે.

※ મેનેજમેન્ટ સિસ્ટમ: કોઈપણ સમયે ફાઇલોનું સ્થાન અને સ્થિતિ તપાસવા માટે કમ્પ્યુટર/મોબાઇલ ફોન

02

RFID ફાઇલ મેનેજમેન્ટના દુખાવાના મુદ્દાઓને કેવી રીતે ઉકેલે છે?

પીડા બિંદુ 1: મેન્યુઅલ શોધ ખૂબ ધીમી છે, દરેક ફાઇલમાં સરેરાશ 15 મિનિટ લાગે છે

RFID સોલ્યુશન: 3 સેકન્ડમાં ફાઇલ શોધવા માટે હેન્ડહેલ્ડ ડિવાઇસથી સ્કેન કરો

કેસ: કોર્ટે તેને અપનાવ્યા પછી, ફાઇલ ટ્રાન્સફરનો સમય 30 મિનિટથી ઘટાડીને 1 મિનિટ કરવામાં આવ્યો.

પીડા બિંદુ 2: વસ્તુઓ ગુમાવવી સરળ છે, અને ઉધાર નોંધણી પુસ્તકમાં રેકોર્ડ ચૂકી જવું સરળ છે.

RFID સોલ્યુશન: ફાઇલ ચેનલના દરવાજામાંથી પસાર થાય ત્યારે આપમેળે પ્રવેશ અને બહાર નીકળવાનો રેકોર્ડ કરે છે, અને જો તે સમાપ્તિ તારીખ પછી પરત ન કરવામાં આવે તો આપમેળે યાદ અપાવે છે.

અસર: ચોક્કસ આર્કાઇવના નુકસાન દરમાં 95% ઘટાડો થયો.

પીડા બિંદુ 3: ઇન્વેન્ટરીમાં સમય લાગે છે, અને 10 લોકોને 10,000 ફાઇલોની ઇન્વેન્ટરી કરવામાં 1 અઠવાડિયાનો સમય લાગે છે.

RFID સોલ્યુશન: હેન્ડહેલ્ડ ડિવાઇસ શેલ્ફમાંથી પસાર થાય છે અને 1 કલાકમાં સમગ્ર લાઇબ્રેરીની ઇન્વેન્ટરી પૂર્ણ કરે છે.

ડેટા: ઇન્વેન્ટરી કાર્યક્ષમતામાં 20 ગણો વધારો થયો

03

RFID ફાઇલ મેનેજમેન્ટ લાગુ કરવા માટેના ત્રણ પગલાં

પગલું 1

લેબલિંગ: દરેક ફાઇલમાં એન્ટિ-મેટલ/પેપર RFID લેબલ (સ્ટેમ્પનું કદ) જોડો.

લેબલ માહિતી: ફાઇલ નંબર, નામ, ગોપનીયતા સ્તર, વગેરે.

પગલું 2

પગલું 3

સિસ્ટમ આપમેળે નોંધ કરે છે: કોણે ઉધાર લીધું? તમે ક્યારે ઉધાર લીધું? ફાઇલ હવે ક્યાં છે? શું સ્ટોરેજ સ્થિતિ સામાન્ય છે?

04

બારકોડને બદલે RFID કેમ પસંદ કરવું?

● સંરેખિત કરવાની જરૂર નથી: ફાઇલોને સ્ટેક કરવામાં આવે ત્યારે પણ ઓળખી શકાય છે

● બેચ વાંચન: એક સમયે ફાઇલોના આખા બોક્સને સ્કેન કરો

● મજબૂત ટકાઉપણું: લેબલનું જીવન 10 વર્ષથી વધુ છે

05

કયા એકમો યોગ્ય છે?

✅ સરકારી આર્કાઇવ્સ

✅ હોસ્પિટલના મેડિકલ રેકોર્ડ

✅ એન્ટરપ્રાઇઝ કોન્ટ્રાક્ટ રૂમ

✅ શાળા આર્કાઇવ્સ કેન્દ્ર

✅ જાહેર સુરક્ષા, પ્રોક્યુરેટોરિયલ અને ન્યાયિક ફાઇલો

06

ભવિષ્યમાં તે વધુ સ્માર્ટ બનશે!

AI આગાહી: ઉધાર લેવાની આવર્તન અનુસાર સ્ટોરેજ સ્થાનને આપમેળે ગોઠવો

તાપમાન અને ભેજનું નિરીક્ષણ: ટૅગ્સ કિંમતી આર્કાઇવ્સને સુરક્ષિત રાખવા માટે સેન્સરને એકીકૃત કરે છે

બ્લોકચેન પુરાવા સંગ્રહ: ખાતરી કરો કે આર્કાઇવ પરિભ્રમણ રેકોર્ડ સાથે ચેડા ન થઈ શકે.

સારાંશ: RFID આર્કાઇવ મેનેજમેન્ટ "ડેડ આર્કાઇવ્સ" ને "લાઇવ ડેટા" માં ફેરવે છે, જે સંચાલકોને વારંવાર કામ કરવાથી મુક્ત કરે છે. જો તમને હજુ પણ ફાઇલો શોધવામાં માથાનો દુખાવો થઈ રહ્યો છે, તો શા માટે આ "એક સ્ટીકર, એક સ્કેન" બ્લેક ટેકનોલોજીનો પ્રયાસ ન કરો!